Vnitřní předpis zaměstnavatele upravující postup při doručování pracovněprávních písemností

2.4.9

Vnitřní předpis zaměstnavatele upravující postup při doručování pracovněprávních písemností

JUDr. Věra Bognárová

Vzor

Zaměstnavatel ........................................ (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ)

zastoupený ..............

upravuje tímto postup při doručování pracovněprávních písemností.

1. Při doručování výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, s výjimkou dohody podle § 49 ZP a § 77 odst. 5 písm. a) ZP, a při doručování odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa, mzdového výměru nebo platového výměru, se postupuje podle § 334a až § 334a a § 337 ZP a podle tohoto vnitřního předpisu. Tyto písemnosti musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou.

2. Zaměstnavatel může rozhodnout o doručení do vlastních rukou zaměstnance podle 334a až § 337 ZP i v případě jiných písemností, pokud to bude považovat vzhledem k obsahu písemnosti za potřebné. O doručení jiných písemnosti, než uvedených v bodě 1 zaměstnanci do vlastních rukou, rozhoduje vedoucí zaměstnanec, který písemnost vyhotovuje. Pokud tak učiní, postupuje podle § 334a až ) § 337 ZP a tohoto vnitřního předpisu.

3. Písemnost doručovanou do vlastních rukou podle bodu 1 nebo 2 zaměstnavatel zaměstnanci doručuje jejím předáním vždy nejprve osobně na pracovišti zaměstnavatele. Jiný způsob doručení do vlastních rukou může zaměstnavatel zvolit pouze v případě, že osobní doručení na pracovišti není možné, protože zaměstnanec není na pracovišti přítomen.

4. Osobní doručení písemnosti do vlastních rukou provádí vždy alespoň dva zaměstnanci zaměstnavatele, zpravidla jedním z nich je pověřený zaměstnanec personálního oddělení. Zaměstnavatel může pověřit doručením písemností i jiné osoby. Zaměstnanci a osoby pověřené doručováním musí být před doručováním seznámeni s právní úpravou doručování písemností v zákoníku práce a tímto vnitřním předpisem.

5. Převzetí písemnosti zaměstnanec potvrzuje na kopii, která se zakládá do osobního spisu zaměstnance.

6. Odmítne-li zaměstnanec při osobním doručování písemnosti určené do vlastních rukou písemnost převzít, jsou zaměstnanci nebo osoby, které doručují, povinni zaměstnanci sdělit, o jakou písemnost a s jakým obsahem se jedná, a o tom, že písemnost se při odmítnutí převzetí považuje za doručenou. O odmítnutí převzetí písemnosti učiní zaměstnanci nebo osoby pověřené doručením záznam na originál i kopii písemnosti. V záznamu se uvede místo doručování, datum a hodina, jména zaměstnanců nebo osob, které doručovali, uvedení, že převzetí písemnosti bylo odmítnuto a že zaměstnanec byl o následcích odmítnutí poučen, a podpisy zaměstnanců nebo osob, které doručovali. Za splnění této povinnosti odpovídá vedoucí personálního oddělení a zaměstnanci nebo osoby pověřené osobním doručením.

7. Doručuje-li zaměstnavatel písemnost osobně, považuje se písemnost za doručenou jejím převzetím a také tehdy, jestliže zaměstnanec přijetí písemnosti odmítne.

8. Není-li doručení písemnosti zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti zaměstnavatele možné, může ji zaměstnavatel doručit zaměstnanci

a) jejím předáním, kdekoliv bude zaměstnanec zastižen,

b) prostřednictvím datové schránky,

c) prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo

d) prostřednictvím provozovatele poštovních služeb,.

O volbě způsobu doručení rozhoduje .................... (ředitel personálního odboru), který vybere v dané věci způsob doručení, pro který jsou u zaměstnance, kterému se doručuje, splněny zákonné podmínky (např. zřízená datová schránka nebo souhlas s elektronickým doručováním) a je v dané situaci nejvhodnější. Při volbě způsobu doručení je nutné vždy zohlednit nezbytnost doručení písemnosti do vlastních rukou zaměstnance prokázat.

Prostřednictvím provozovatele poštovních služeb může zaměstnavatel doručit písemnost zaměstnanci pouze v případě, není-li možné doručení na pracovišti zaměstnavatele. Ostatní způsoby doručení jsou podle zákoníku práce možné, i když je zaměstnanec na pracovišti. Zaměstnavatel při doručování písemností vždy postupuje nejprve podle bodu 3 tohoto vnitřního předpisu.

9. Při osobním doručení písemnosti jejím předáním, kdekoliv bude zaměstnanec zastižen, se postupuje podle bodu 4. až 7 tohoto vnitřního předpisu.

10. Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělením souhlasu zaměstnance je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o podmínkách doručování písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací včetně zákonné lhůty fikce doručení v zákonné 15denní lhůtě. Zaměstnanec může souhlas k tomuto způsobu doručování kdykoliv písemně odvolat. Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací musí být zaměstnavatelem podepsána uznávaným elektronickým podpisem. Písemný souhlas zaměstnance s tímto způsobem doručování a předání písemné informace o podmínkách tohoto způsobu doručování zajišťuje .................... (ředitel personálního odboru),

11. Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou. Jestliže zaměstnanec převzetí písemnosti nepotvrdí ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího dodání, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty. Doručení písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance vrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná.

12. Prostřednictvím datové schránky může být písemnost doručena, pokud si ji zaměstnanec neznepřístupnil pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby podle § 18a zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Písemnost je doručena dnem, kdy se do datové schránky zaměstnanec přihlásí. Jestliže se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

13. Je-li písemnost doručována prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, vybere zaměstnavatel takovou poštovní službu, aby z uzavřené poštovní smlouvy vyplývala povinnost doručit poštovní zásilku obsahující písemnost za podmínek stanovených § 336 ZP.

14. Písemnost, kterou doručuje zaměstnavatel prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zasílá zaměstnavatel na poslední adresu zaměstnance, kterou zaměstnanec zaměstnavateli písemně sdělil. Písemnost může být doručena také tomu, koho zaměstnanec k přijetí písemnosti určil na základě písemné plné moci s úředně ověřeným podpisem zaměstnance. Doručení písemnosti zaměstnavatele doručované prostřednictvím provozovatele poštovních služeb musí být doloženo písemným záznamem o doručení.

15. Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zastižen, uloží se písemnost v provozovně provozovatele poštovních služeb nebo u obecního úřadu. Zaměstnanec se vyzve písemným oznámením o neúspěšném doručení písemnosti, aby si písemnost do 15 dnů vyzvedl; zároveň se mu sdělí, kde, od kterého dne a v kterou dobu si může písemnost vyzvednout. V oznámení musí být zaměstnanec rovněž poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti. Zaměstnavatel musí písemnost doručovanou prostřednictvím provozovatele poštovních služeb doručovat za shora uvedených podmínek a poučení musí obsahovat shora uvedené následky.

16. Povinnost zaměstnavatele doručit písemnost je splněna, jakmile zaměstnanec písemnost převezme. Jestliže si zaměstnanec uloženou písemnost nevyzvedne do 15 dnů, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty; tato nedoručená písemnost se odesílajícímu zaměstnavateli vrátí. Jestliže zaměstnanec doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb znemožní tím, že poštovní zásilku obsahující písemnost odmítne převzít nebo neposkytne součinnost nezbytnou k doručení písemnosti, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy ke znemožnění doručení písemnosti došlo.

17. Zaměstnanec musí být doručovatelem poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti.

18. Zaměstnanec doručuje písemnost zaměstnavateli zpravidla osobním předáním v místě sídla nebo pracoviště zaměstnavatele nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Je-li doručováno osobním předáním, je zaměstnavatel povinen doručení písemnosti písemně potvrdit. Zaměstnanec doručuje do podatelny zaměstnavatele, která je umístěna......................v pondělí až pátek v době od...... do........ Zaměstnanec může také doručovat do sekretariátu ředitele nebo písemnost může doručit svému nadřízenému zaměstnanci. Vedoucí zaměstnanec anebo podatelna či jiný útvar, je-li pověřen přebíráním písemností, nesmí převzetí písemnosti od zaměstnance odmítnout. Povinnost osoby, které písemnost za zaměstnavatele přebírá, převzetí písemnosti písemně potvrdit, platí i v tomto případě.

19. Doručení písemnosti určené zaměstnavateli je splněno, jakmile ji zaměstnavatel převzal. Jestliže zaměstnavatel odmítne převzít písemnost, neposkytne součinnost nebo jinak znemožní doručení písemnosti v místě sídla nebo v místě podnikání zaměstnavatele, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy k takové skutečnosti došlo.

20. Zaměstnanec může doručit písemnost zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací na elektronickou adresu, kterou zaměstnavatel pro tento účel zaměstnanci oznámil. Písemnost určená zaměstnavateli musí být zaměstnancem podepsána. Nevyžaduje se uznávaný elektronický podpis. Elektronická adresa pro doručování písemností zaměstnavateli je .....................

21. Písemnost doručovaná zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnavatel zaměstnanci datovou zprávou. Jestliže zaměstnavatel převzetí písemnosti nepotvrdí ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího dodání, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty. Doručení písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací zaměstnavateli je neúčinné, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnavatele vrátila zaměstnanci jako nedoručitelná.

22. Zaměstnanec může doručit písemnost zaměstnavateli prostřednictvím datové schránky adresa..........Písemnost je doručena dnem, kdy se do datové schránky přihlásí zaměstnavatel. Jestliže se zaměstnavatel nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

23. Vnitřní předpis je uložen k nahlédnutí v písemné formě....... (uvést místo) a v elektronické podobě je přístupný na intranetu zaměstnavatele v sekci vnitřní předpisy.

Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem ............................

....................................................
razítko zaměstnavatele a podpis
jeho oprávněného zaměstnance

Komentář:

Některá pracovněprávní jednání se podle zákoníku práce musí činit v písemné formě. Není-li písemná forma dodržena, jsou právní jednání neplatná a některá dokonce nulitní, jako např. výpověď, a nemají tak, a ani nemohu mít, zamýšlené právní účinky. U právních jednání, která jsou dvou nebo vícestranná (dohody nebo smlouvy), lze nedostatek písemně formy i zpětně zhojit potvrzením obsahu ujednání a písemným, byť i dodatečným písemným sjednáním smlouvy. U jednostranných právních jednání to není možné. Mají-li být písemná a nejsou, nelze tuto vadu dodatečně odstranit (zhojit). Jednostrannými jednáním jsou nejčastěji úkony vedoucí ke skončení pracovního poměru nebo jednostrannému skončení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo pracovní činnosti nebo rozhodnutí zaměstnavatele ve věci odměňování.

Právní jednání má účinky pouze pro případ, že je s ním strana, které je právní jednání určeno, seznámena, tj. právní jednání je jí doručeno.

Zákoník práce má zvláštní úpravu doručovaní pro písemnosti, jejichž okruh je uveden v § 334 ZP. Při doručování těchto písemností se postupuje podle § 334a až 337 ZP. Novela zákoníku práce provedená zákonem č. 281/2023 Sb. od 1. 10. 2023 zúžila okruh písemností, které se musí podle § 334a až § 337 ZP doručovat.

Od 1. 10. 2023 se doručování podle zákoníku práce se nepoužije na:

• písemnosti týkající se vzniku a změny pracovního poměru nebo právního vztahu založeného dohodou o pracích konaných mimo pracovní poměr,

• dohodu o rozvázání pracovního poměru (§ 49 ZP),

• dohodu o zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti (§ 77 odst. 5 písm. a) ZP)

• záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce.

Při doručování uvedených písemností se subsidiárně postupuje podle obecné úpravy doručování obsažené v občanském zákoníku. Doručování je založeno na teorii dojití. Podle § 570 odst. 1 NOZ právní jednání působí vůči nepřítomné osobě od okamžiku, kdy jí projev vůle dojde; zmaří-li vědomě druhá strana dojití, platí, že řádně došlo. Na tuto změnu navazuje také úprava § 21 ZP, která s účinností od 1. 10. 2023 umožňuje, aby pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny, dohoda podle § 49 ZP o skončení pracovního poměru a dohoda o skončení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti mohly být uzavřeny také prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací.

Zvláštní právní úprava doručování obsažená v § 334a až 337 ZP se vztahuje na písemnosti uvedené v § 334 ZP týkající se:

• skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti – zejména výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru, zrušení pracovního poměru ve zkušební době, odstoupení od pracovní smlouvy, odvolání výpovědi z pracovního poměru, výpověď nebo okamžité zrušení právního vztahu založeného dohodou o…