Používání tiskopisů - Cestovní příkaz

     Pro nařízení pracovní cesty, stanovení podmínek jejího konání, ani pro vyúčtování cestovních náhrad není zákoníkem práce ani jiným předpisem stanovena zaměstnavateli povinnost používat tiskopis Cestovní příkaz ani žádný jiný tiskopis. Je pouze na rozhodnutí zaměstnavatele, zda k uvedeným účelům budou tiskopisy používány, anebo zda stanovení podmínek konání pracovní cesty bude prováděno jinak a zda si způsob a formu vyúčtování může zaměstnanec zvolit sám.

     Pracovní cestu lze totiž nařídit i jinak než formou tiskopisu, např. rozhodnutím v zápise z porady, v knize docházky, příkazem k jízdě služebním vozidlem apod. Kromě toho ve smyslu ustanovení § 153 zákoníku práce nemusí být vždy předem písemně stanoveny podmínky konání pracovní cesty. V mnoha případech je však písemné stanovení podmínek konání pracovní cesty nejvhodnější řešení, ale není to vždy nutné.

     Také vyúčtování cestovních náhrad může být provedeno jakýmkoliv jiným nezpochybnitelným způsobem, např. uvedením příslušných údajů na čistém papíru, v knize jízd služebního vozidla apod., a nemusí být provedeno na uvedeném tiskopisu. Vždy je však v zájmu zaměstnavatele, aby zaměstnanec svým podpisem potvrdil správnost údajů uvedených o uskutečněné pracovní cestě, zejména údajů o jejím časovém průběhu, bezplatného poskytnutí stravy a u zahraničních pracovních cest také okamžiků překročení hranic ČR i ostatních států. K vyúčtování cestovních náhrad pak zaměstnanec musí předložit příslušné doklady o jízdních výdajích, ubytování, nutných vedlejších výdajích. Provádění „vyúčtování“ tzv. nulových cestovních náhrad je zcela zbytečné a administrativně zatěžující jak zaměstnance, tak i zaměstnavatele. To, že byl zaměstnanec na pracovní cestě, je zpravidla zcela zřejmé z evidence odpracované pracovní doby.

     Přestože to není nezbytné, je z praktického hlediska vhodné, aby zaměstnavatel vnitřním předpisem rozhodl o používání tiskopisů k nařízení pracovní cesty a vyúčtování cestovních náhrad, jejich obsahu a tvaru. Zpravidla je na každou pracovní cestu používán vždy nový tiskopis, nic však nebrání tomu, aby bylo na jednom tiskopisu nařízeno a vyúčtováno více pracovních cest. Samozřejmě, že přitom musí být dodržena jedna ze základních zásad, a to, že každá pracovní cesta musí být vyúčtována (vypočítány cestovní náhrady) samostatně. To opět neznamená, že by na jednom tiskopise nemohlo být vyúčtováno více cest.

     Ve smyslu ustanovení § 31 a § 32 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění (dále jen „ZoÚ“), je nutno účetní doklady, a tedy i doklady o cestovních náhradách, uschovávat po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají. Tato pětiletá uschovací doba je však dobou minimální, protože je nutno vzít v úvahu také lhůty pro vyměření daně stanovené v § 47 zákona č. 337/1992 Sb., z o správě daní a poplatků, v platném znění (dále jen „ZSDP“). Také veškeré doklady týkající se cestovních náhrad totiž musí zaměstnavatel uschovat zejména pro případnou kontrolu správcem daně anebo zřizovatelem. Rozumná lhůta pro úschovu dokladů tak je desetiletá.

     Po uskutečnění pracovní cesty by měl zaměstnanec informovat svého nadřízeného o výsledku pracovní cesty. Žádným zákonným předpisem není stanovena povinnost zaměstnance předložit písemnou zprávu z pracovní cesty. Je však plně v kompetenci zaměstnavatele určit, ve kterých případech, příp. i jakou formou vypracovanou zprávu vyžaduje. Pokud tak zaměstnavatel např. ve vnitřní směrnici anebo před pracovní cestou učiní, musí zaměstnanec zprávu z pracovní cesty předložit.

Zaměstnanci po pracovní cestě odevzdávají tiskopisy cestovní příkaz vyplněné jen tak, jak jim to právě vyhovuje, a já pak zjišťuji a doplňuji další údaje a vypočítám jejich cestovní náhrady. Podle mého názoru by zaměstnanec měl řádně vyplnit všechny kolonky tiskopisu včetně sloupce celkem, tj. vyčíslit svůj nárok na stravné a vypočítat si náhradu za použití soukromého vozidla a uvést další náhrady. Práce účetní by podle mě měla spočívat v kontrole těchto údajů a výpočtů a vyplnit tedy sloupec upraveno a kolonky vyplacená záloha, doplatek - přeplatek a datum a podpis zaměstnance, který upravil vyúčtování. Kdo má povinnosti týkající se řádného vyplňování tiskopisu Cestovní příkaz po pracovní cestě a jaké? Kdo má provádět výpočty při vyúčtování cestovních náhrad?

     Zaměstnanec je povinen při vyúčtování uvést časový průběh pracovní cesty, předložit příslušné doklady a uvést další důležité skutečnosti nezbytné pro správné stanovení výše cestovních náhrad.

     I kdyby zaměstnanec do příslušných kolonek tiskopisu, který používáte, uvedl nesprávné částky, musí nárok na cestovní náhrady zkontrolovat, a tedy nejdříve správně vypočítat, příslušný zaměstnanec, který to má v pracovní náplni (zpravidla pokladní nebo jiná účetní). Je tedy zcela zbytečné, aby výpočty jednotlivých druhů náhrad prováděl zaměstnanec, který byl na pracovní cestě. Nemusí je totiž ani umět vypočítat.

Musí být na cestovním příkazu v části, ve které jsou uvedeny podmínky konání pracovní cesty, uveden čas…