Je odpovědností každého zaměstnavatele, aby zajistil potřebný počet a kvalifikační složení zaměstnanců k zajištění své činnosti. Zaměstnavatelé proto realizují výběrová a přijímací řízení, díky nimž obsazují volná nebo nově vznikající pracovní místa. Tato řízení sice probíhají před vznikem pracovního poměru, přesto zaměstnavatelé nemají při rozhodování o jejich obsahu a průběhu zcela volnou ruku a musí dodržet určitá pravidla, která chrání uchazeče o zaměstnání před případnou újmou. Pokud zaměstnavatelé těmto povinnostem nedostojí, může jim vzniknout povinnost nahradit újmu nebo jim může být uložena sankce ze strany kontrolních orgánů.
INFORMACE O UCHAZEČI O ZAMĚSTNÁNÍ
Zaměstnavatelé by měli věnovat pozornost profesním a osobním kvalitám uchazečů o zaměstnání, čímž mohou předejít do budoucna nepříjemným překvapením. Za tímto účelem mohou získávat informace, které jsou relevantní pro nabízenou pracovní pozici.
Nepřekročitelnou hranici vymezuje § 12 odst. 2 ZZ, když zaměstnavateli při výběru zaměstnanců zakazuje vyžadovat informace týkající se národnosti, rasového nebo etnického původu, politických postojů, členství v odborových organizacích, náboženství, filozofického přesvědčení a sexuální orientace. Dále zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace, které odporují dobrým mravům, a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele stanovených příslušnými právními předpisy.
Příklad č. 1
Personální oddělení má zajistit zaměstnance do oddělení zásobování, jelikož toto oddělení v poslední době "nestíhá" z důvodu nedostatečného personálního obsazení. Aby personální oddělení předešlo případným absencím zaměstnanců, byly od uchazečů o zaměstnání na tato pracovní místa vyžadovány informace o počtu a věku dětí. U těch uchazečů o zaměstnání, kteří přiznali nezletilé děti, byly dále vyžadovány informace o tom, zda mají pro případ nemoci dítěte zajištěnu "babičku na hlídání". Takový postup zaměstnavatele však odporuje dobrým mravům a jedná se o shromažďování nadbytečných osobních údajů, za což zaměstnavateli hrozí sankce.
ŽIVOTOPISY UCHAZEČŮ O ZAMĚSTNÁNÍ A JEJICH ARCHIVACE
Nejfrekventovanějším a významným zdrojem informací a osobních údajů o uchazečích o zaměstnání jsou životopisy (doplněné o motivační dopisy a další dokumenty s osobními údaji) poskytované samotnými uchazeči o zaměstnání. Zpracování osobních údajů uvedených v životopisech může proběhnout v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR zákonným způsobem i bez souhlasu uchazečů o zaměstnání, jelikož se jedná o zpracování osobních údajů, které lze podřadit pod nezbytná opatření před uzavřením pracovní smlouvy, o niž uchazeč o zaměstnání žádá. Pro zpracování životopisů během výběrového řízení postačí, pokud zaměstnavatel dle čl. 13 nařízení GDPR poskytne uchazeči o zaměstnání informace o zpracování a zabezpečení osobních údajů.
Příklad č. 2
Zaměstnavatel zveřejní inzerát o volném pracovním místě pomocný montážní dělník. Uchazeči o zaměstnání mají zaměstnavatele v případě zájmu kontaktovat na uvedené e-mailové adrese a současně přiložit životopis. Součástí tohoto inzerátu je též následující sdělení: "Informujeme Vás, že v rámci výběrového řízení bude naše společnost Skvělá automobilka, a. s., IČO 123456789, se sídlem Ulice 1, Cheb, tel. 600 600 600, e-mail hr@skvelaautomobilka.cz, zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem výběru vhodného zaměstnance a sjednání pracovní smlouvy na pozici pomocný montážní dělník. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze v rozsahu nezbytném pro provedení opatření zahrnující vzájemná jednání a vyhodnocení ze strany naší společnosti před sjednáním pracovní smlouvy. Mezi tyto zpracovávané osobní údaje patří jméno a příjmení, datum narození, bydliště, e-mailová adresa, vzdělání a dosavadní pracovní zkušenosti. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze po dobu výběrového řízení, které nepřekročí 3 měsíce. Při zpracování Vašich osobních údajů dostatečně zabezpečíme jejich ochranu a nebudeme je předávat žádné jiné právnické ani fyzické osobě. V souladu s příslušnými právními předpisy Vás dále informujeme, že poskytnutí osobních údajů je dobrovolné a není ze zákona povinné, máte právo na přístup k Vašim osobním údajům u naší společnosti, dále máte právo požadovat opravu, výmaz nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů a máte také právo vznést u naší společnosti námitku ohledně zpracování Vašich osobních údajů. Státním dozorovým úřadem pro oblast ochrany osobních údajů je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), na který se také můžete obrátit se stížností."
Více nároků je kladeno na zaměstnavatele, kteří mají zájem archivovat životopisy i po skončení výběrového řízení, do kterého se uchazeč o zaměstnání přihlásil. V takovém případě již nepostačí pouhé splnění výše uvedené informační povinnosti, ale nad její rámec zaměstnavatel dle čl. 6 odst. 1 písm. a) a 7 nařízení GDPR potřebuje svobodný souhlas uchazeče o zaměstnání.
POZNÁMKA KE ZJIŠŤOVÁNÍ INFORMACÍ ZE SOCIÁLNÍCH SÍTÍ
Zaměstnavatel smí dle § 30 odst. 2 ZP vyžadovat v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru přímo od uchazeče o zaměstnání, nebo zprostředkovaně od jiných osob jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Tomuto pravidlu konvenuje čl. 5 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR, jenž stanoví, že zpracovávané osobní údaje musí být přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.
Zaměstnavatelům není zakázáno zjišťovat informace a osobní údaje uchazečů o zaměstnání z veřejně přístupných zdrojů. Zaměstnavatelé by však před zkoumáním osobních sociálních sítí měli preferovat profesní sociální sítě a zjišťovat by měli pouze ty údaje, které přímo souvisejí s konkrétní pracovní pozicí. Podstatnou podmínkou pro takový postup zaměstnavatele je o něm poskytnout transparentní a…
