Vzor
skartačního protokolu
Příloha č. 3
ke skartačnímu řádu
Protokol
o skartaci písemností
Předmětem jednání
byla skartace písemností v ............. Skartace byla připravena na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví, v
platném znění, vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení
zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, skartačního řádu
............ a skartačního návrhu č.j............ ze dne............. .
Jednání se zúčastnili
: ......................... (zástupce
archivního orgánu)
........................(zástupce zaměstnavatele)
Ke skartaci byly navrženy písemnosti typu S z
let................ .v rozsahu cca ..........bm.
Do skupiny A byly přeřazeny
písemnosti:.................................................... .Tyto
písemnosti budou předány k trvalému uložení v archivu.
Ostatní písemnosti byly ponechány ve skupině S. Bylo zjištěno,
že mají prošlé skartační lhůty a pro ........ (označení zaměstnavatele) již nemají žádný provozní význam. Protože
nemají ani žádnou trvalou dokumentární hodnotu, ............ (označení archivního
orgánu) souhlasí s jejich zničením a vydává k tomuto účelu skartační
povolení č........ .
Celkem bylo skartováno cca......bm písemností.
V ......... dne .....................
.................................. ................................................
za (označení archivního orgánu) (označení zástupce zaměstnavatele)
Komentář:
Pro lepší přehlednost
a orientaci v poměrně složité oblasti archivace a skartace písemností byla
ustanovení týkající se této problematiky zahrnuta do samostatného vzoru skartačního
řádu (který bezprostředně navazuje na spisový řád). Tuto oblast upravuje celá řada
předpisů, které jsme se snažili uvést dále v seznamu, avšak s ohledem na
jejich množství a též poměrně časté změny nemůžeme zaručit, že tento seznam je
zcela aktuální a úplný. Předpokládáme však, že zaměstnanci zabývající se touto
agendou mají lepší přehled o těch předpisech, které se týkají přesně té části
agendy, kterou jsou pověřeni, a že nám případné menší nedostatky prominou
V oblasti archivnictví jde zejména o zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví, v platném znění, který
např.:
I. vymezuje
příslušné pojmy související s archivnictvím, zejména (z hlediska firem) pojem
dokumentů jako písemných, obrazových, zvukových, elektronických nebo jiných
záznamů [§ 2 písm. d)] a pojem výkonu spisové služby jako zajištění odborné
správy dokumentů [písm. k)],
II. stanoví
způsob výběru a evidence dokumentů a podmínky jejich zničení (skartace),
III. stanoví
podnikatelům zapsaným v obchodním rejstříku povinnost uchovávat dokumenty a umožnit
výběr archiválií příslušnému archivu,
IV. v
příloze č. 1 uvádí seznam dokumentů z činnosti podnikatelů, které jsou
podnikatelé povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Jde o poměrně široký
okruh dokumentů od zakladatelských až po kolektivní smlouvy a zaměstnavatelé se
s tím musí seznámit, aby se nevystavovali nebezpečí sankcí (§ 73 až 75 zákona)
Zákon byl již několikrát novelizován, významná je novela k 1.
7. 2009 zákonem č. 190/2009 Sb. Tato novela je velmi obsáhlá, mění značný
počet dosavadních ustanovení zákona.
Naposledy byl zákon měněn letos k 1. lednu v souvislosti
s přijetím nového zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku. Změny
provedené v zákoně o archivnictví vyly obsahem části padesáté šesté zákona
č. 303/2013 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti
s rekodifikací soukromého práva. Jedná o převážně změny legislativně
technické - terminologické, pojem „občanská sdružení" je nahrazen pojmem „spolky". Dále se do textu zákona doplňují vedle
nadací a nadačních fondů ústavy.
V té souvislosti je třeba upozornit, že právní formu nadací a
nadačních fondů,které byly dosud upraveny zákonem č. 227/1997 Sb. nadacích a
nadačních fondech, rekodifikace NOZ (včetně dosavadního označení) zachovává,
ale zákon o nadacích prakticky ruší a právní úprava nadací a nadačních fondů je
nově obsažena přímo v NOZ. NOZ nadace a nadační fondy upravuje v § 303 a násl. s tím, že je
souhrnně označuje jako fundace (protiklad korporací).
Novinkou je právní forma ústav (§ 402 a násl. NOZ), což je
nový typ právní formy kombinující prvky základních typů právnických osob,
kterými jsou:
- korporace a
-. fundace.
Obecně prospěšné společnost i(jakožto zvláštní právní forma
právnické osoby do r. 2013 upravené zákonem č. 248/1995 Sb.,o obecně prospěšných
společnostech) již nově nebudou vznikat - počítá se s tím, že budou vznikat
zejména v právní formě nadace či nadačního fondu nebo v právní formě ústavu.
NOZ sice zákon o obecně prospěšných společnostech ruší, ale na základě přechodných
ustanovení (§ 3050 NOZ) si budou moci
tuto právní formu zachovat a potom se na ně bude zrušený zákon o obecně prospěšných
společnostech dále vztahovat. Stávající obecně prospěšné společnosti přitom
mají právo (nikoli povinnost) změnit svoji právní formu na ústav, nadaci či
nadační fond podle NOZ.
Bližší úprava je obsažena v prováděcích předpisech k tomuto zákonu
(zejména vyhlášky č. 645/2004 Sb. a č. 191/2009 Sb.).
Významná je v
tomto směru také úprava v zákoně č. 563/1992 Sb., o účetnictví, v platném znění,
který…
