| Účel, pro který může zaměstnavatel osobní údaje získávat | Důvod, pro který může zaměstnavatel provádět zpracování osobních údajů | Doba uložení osobních údajů, archivační lhůta | Podléhají/Nepodléhají souhlasu subjektu údajů |
| Uzavření PP, DPČ, DPP | Získání a zpracování osobních údajů je nutné pro plnění povinností plynoucích z pracovněprávních vztahů. | Po dobu trvání PPV a dle archivační lhůty jednotlivých dokumentů | Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Vedení personální agendy včetně osobního spisu zaměstnance | Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce, pro splnění právní povinnosti dle § 312 ZP (osobní spis). | Po dobu trvání PPV a dle archivační lhůty jednotlivých dokumentů uložených v osobním spisu | Osobní údaje pro personální agendu a osobní spis nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Ochrana zájmů zaměstnavatele pro uplatnění práv v případném soudním sporu (neplatnost rozvázání PP, náhrada škody, náhrada mzdy a jiných peněžitých plnění atd.) | Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele. | Po dobu trvání PPV a dle archivační lhůty jednotlivých dokumentů, případně po přiměřenou dobu s ohledem na uplatnění právních nároků zaměstnavatele | Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Kamerový systém – ochrana majetku zaměstnavatele i subjektu údajů, ochrana zdraví subjektu údajů | Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele i subjektu údajů. | Po přiměřenou dobu od pořízení záznamu – obvykle do 7 dnů, případně déle z důvodu řešení pojistné události či podezření z trestné činnosti | Osobní údaje (kamerový systém) nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Vedení agendy o pracovnělékařských službách, posouzení zdravotní způsobilosti uchazeče o zaměstnání, posouzení ztráty způsobilosti zaměstnance atd. | Zpracování je nezbytné pro splnění zákonných povinností dle zákona č. 373/2011 Sb., vyhlášky č. 79/2013 Sb. a dalších souvisejících právních předpisů. | Po dobu trvání PPV, poté po přiměřenou dobu s ohledem na uplatnění právních nároků správce a subjektu údajů (např. prokázání vzniku nemoci z povolání). | Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Vedení evidence o pracovních a životních jubileích | Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele (oceňování životních a pracovních výročí). | Po archivační lhůtu, která činí 10 let po roce, kterého se týká | Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Vedení záznamů o plnění povinnosti zaměstnávat osoby se zdravotním postižením v rozsahu 4 % z celkového počtu zaměstnanců | Zpracování je nezbytné pro účely splnění zákonných povinností správce podle zákona č. 435/2004 Sb. a vyhlášky č. 518/2004 Sb. | Po dobu archivační lhůty, která činí 10 roků po roce, kterého se záznamy týkají | Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Vedení záznamů o cizincích a občanech EU | Zpracování je nezbytné pro účely splnění zákonných povinností správce podle zákonů č. 435/2004 Sb. a č. 326/1999 Sb. | Po dobu trvání PPV a po dobu 3 let po skončení zaměstnání (§ 102 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb.) | Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Vedení evidence o pracovních úrazech a nemocích z povolání | Zpracování je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti stanovené nařízením vlády č. 201/2010 Sb., o způsobu evidence úrazů, hlášení a zasílání záznamu o úrazu. | Po dobu archivační lhůty, která činí 10 roků po roce, kdy byl učiněn poslední záznam | Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Vedení evidence jízd shromažďujících informace o GPS lokalizaci, na níž se vozidlo nachází | Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti (daňově účinný výdaj – bod 23 § 24 odst. 2 ZDP). | Po dobu trvání PPV, poté po přiměřenou dobu s ohledem na uplatnění právních nároků zaměstnavatele | Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů.Je však nutné subjekt informovat o GPS lokaci. |
| Zveřejnění služebních kontaktních údajů vedoucích zaměstnanců, obchodních zástupců | Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele. | Po dobu trvání PPV | Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Evidence docházky s vyznačením začátku a konce odpracované:1. směny, 2. práce přesčas, 3. noční práce,4. doby v době pracovní pohotovosti | Zpracování je nezbytné pro účely splnění zákonné povinnosti stanovené § 96 ZP. | Po dobu archivační lhůty, která činí 10 let po roce, kterého se údaje týkají (viz § 96 ZNP) | Osobní údaje nepodléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Kontrola vstupu na pracoviště prostřednictvím biometrických údajů, pokud biometrický údaj dále slouží k identifikaci subjektu údajů, např. pro účely evidence docházky do zaměstnání | Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele. | Po dobu trvání PPV | Osobní údaje podléhají souhlasu subjektu údajů. |
| Propagace zaměstnavatele na webu s využitím fotografií nebo videa, které neumožňují identifikace subjektů zaměstnance | Nepovažuje se za zpracování osobních údajů. | Archivace není nutná | Není osobním údajem. |
