301 Náhrady při tuzemských pracovních cestách - 1. část

301

Náhrady při tuzemských pracovních cestách – 1. část

Ing. Karel Janoušek

 NahoruNáhrady poskytované při tuzemských pracovních cestách, pracovněprávní a daňové aspekty - 1. část

(náhrady jízdních výdajů, náhrady výdajů za použití místní hromadné dopravy, náhrady za používání silničních motorových vozidel, náhrady výdajů za ubytování, náhrady nutných vedlejších výdajů, jiné a vyšší cestovní náhrady)

Podle § 151 ZP je zaměstnavatel povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených zákoníkem práce. Při tuzemské pracovní cestě přísluší zaměstnanci podle § 156 odst. 1 ZP při respektování určitých zásad a pravidel náhrada:

• jízdních výdajů,

• jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

• výdajů za ubytování,

• zvýšených stravovacích výdajů (stravné),

• nutných vedlejších výdajů.

Kromě těchto náhrad může zaměstnavatel v podnikatelské sféře svému zaměstnanci poskytnout také jiné náhrady a náhrady vyšší, musí si však být vědom toho, že za cestovní náhrady jsou považovány pouze náhrady poskytnuté zaměstnanci v souladu s § 152 ZP, že musí postupovat také podle § 6 odst. 7 písm. a) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění, a dalších předpisů.

 NahoruNáhrada jízdních výdajů veřejnou hromadnou dopravou

Dopravní prostředek, který má zaměstnanec na pracovní cestě použít, určuje zaměstnavatel nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu. Za použití zaměstnavatelem určeného dopravního prostředku přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů v prokázané výši. Dokladem pro stanovení výše náhrady jízdních výdajů jsou zaměstnancem doložené jízdenky (letenka, lodní lístek) z veřejné hromadné dopravy, kterou v souladu s rozhodnutím zaměstnavatele použil, anebo jiné hodnověrné doklady o úhradě jízdného.

V případě, kdy zaměstnavatel určil dopravní prostředek veřejné hromadné dopravy a po té souhlasil s použitím jiného dopravního prostředku, např. soukromého vozidla zaměstnance, přísluší podle § 157 odst. 2 ZP zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného za původně určený hromadný dopravní prostředek. Kromě toho zaměstnanci podle § 159 odst. 1 ZP přísluší náhrada jízdních výdajů za MHD. Ceny jízdného, pokud je zaměstnavatel např. z předchozích cest nezná, ověří na internetu, telefonicky nebo jiným vhodným způsobem (písemné potvrzení dopravce není potřebné). Zdůraznit je však potřeba to, že souhlas s použitím jiného dopravního prostředku, v praxi nejčastěji s použitím soukromého vozidla zaměstnance místo autobusu nebo vlaku, musí zaměstnavatel vydat před nástupem zaměstnance na pracovní cestu. Vydat takový souhlas až po pracovní cestě je nejen v rozporu se zákoníkem práce, protože podmínky konání pracovní cesty stanovuje zaměstnavatel před pracovní cestou, ale také krajně nevhodné až neslušné, tj. v rozporu s dobrými mravy.

Jestliže zaměstnanec dokladem výši jízdních výdajů neprokáže, může zaměstnavatel postupovat podle § 185 ZP (viz dále).

Při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnanec jízdní výdaje jízdenkou neprokazuje. Přesto mu je zaměstnavatel podle § 159 odst. 2 ZP povinen náhradu jízdních výdajů proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. Použije-li zaměstnanec místní hromadnou dopravu na pracovní cestě do jiné obce nebo v jiné obci, než ve které má sjednáno místo výkonu práce, přísluší mu náhrada jízdních výdajů v prokázané výši. Také v tomto případě platí, že pokud zaměstnanec jízdní výdaje neprokáže, může zaměstnavatel postupovat podle § 185 ZP (viz dále).

Podle § 159 odst. 2 ZP nepřísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů, pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití MHD způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá. To je naprosto logické, neboť v tomto případě zaměstnanci žádné jízdní výdaje nevznikly. Jde např. o případ, kdy zaměstnavatel zakoupí jízdenky MHD nebo předplatní kupón a zaměstnanci je před pracovní cestou poskytne nebo kdy zaměstnanec hradí jízdné MHD zasláním SMS ze služebního mobilu apod.

Podle § 159 odst. 1 ZP přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů MHD vedle náhrady jízdních výdajů podle § 157 odst. 1 až 3 ZP.

 NahoruPoužití soukromého silničního motorového vozidla

Jestliže zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použije silniční motorové vozidlo, které mu zaměstnavatel neposkytl, přísluší mu podle § 157 odst. 3 ZP za každý ujetý kilometr základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

Za vozidlo, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl (dále jen "soukromé vozidlo"), se považuje:

• soukromé vozidlo zaměstnance (vozidlo, které je výlučným vlastnictvím zaměstnance nebo vozidlem ve společném jmění manželů),

• vozidlo v podílovém spoluvlastnictví zaměstnance,

• vozidlo, které má zaměstnanec v nájmu (vozidlo, které si pořizuje formou finančního leasingu, anebo vozidlo, které má pronajato např. z půjčovny vozidel),

• vozidlo, které má zaměstnanec vypůjčeno,

• vozidlo, které zaměstnanec používá na základě smlouvy o výprose.

Silničním motorovým vozidlem je podle § 2 zákona č. 56/2001 Sb., o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích, v platném znění, vozidlo vyrobené za účelem provozu na pozemních komunikacích. Takovými vozidly jsou motocykly (vč. mopedů, tříkolek a čtyřkolek), osobní automobily, autobusy, nákladní automobily, vozidla zvláštního určení a speciální vozidla, jízdní kola s motorkem apod. Mezi silniční vozidla však nepatří traktory, pracovní stroje apod., a to ani v případě, že mají státní poznávací značku.

Způsob žádosti zaměstnavatele o použití vozidla zaměstnance není zákoníkem práce ani jinými předpisy stanoven. Žádost nebo dohoda o použití soukromého vozidla na pracovní cestě proto nemusí být písemná. Bude-li např. na cestovním příkazu zaměstnavatelem v kolonce určený dopravní prostředek uvedena zkratka AUV a na základě toho zaměstnanec své vozidlo použije, má se za to, že vyhověl žádosti zaměstnavatele. Pak zaměstnanci za použití vozidla přísluší základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované PHM.

Základní náhrada (ZN) se stanoví jako součin sazby základní náhrady (S_ZN) a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě: ZN = S_ZN × km.

Výše sazby základní náhrady je uvedena v § 157 odst. 4 ZP, příp. v prováděcí vyhlášce MPSV platné pro příslušný kalendářní rok. Při použití přívěsu se příslušná sazba zvýší o 15 %. Nemusí přitom jít o přívěs zaměstnance, může to být přívěs zaměstnavatele nebo jakékoliv jiné osoby. Pro nákladní automobily a autobusy činí podle § 157 odst. 5 ZP sazba základní náhrady dvojnásobek sazby platné pro osobní automobily. V tomto ustanovení je sice uvedeno, že takto se postupuje také u traktorů, nicméně za použití soukromého traktoru by základní náhrada neměla být zaměstnanci poskytnuta, protože podle § 157 odst. 3 ZP přísluší tato náhrada (i náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty) za použití silničního motorového vozidla. Traktor však silniční motorové vozidlo není.

Pro zaměstnance podnikatelských subjektů jsou sazby základní náhrady uvedené v příslušné prováděcí vyhlášce MPSV stanoveny jako minimální. Pro zaměstnance zaměstnavatelů ve státní a příspěvkové sféře jsou uvedené sazby závazné. Pro rok 2022 je sazba základní náhrady za 1 km jízdy podle § 157 odst. 4 ZP stanovena vyhláškou MPSV č. 398/2023 Sb. takto:

• u jednostopých vozidel a tříkolek 1,50 Kč,

• u osobních silničních motorových vozidel 5,60 Kč.

Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (NPHM) se vypočte jako součin spotřeby použitého vozidla (S) v l/100 km, počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě (km) a ceny PHM (C) v Kč/l, tj. takto: NPHM = S × km × C : 100.

Podle § 158 odst. 4 ZP se údaj o spotřebě zjistí výhradně z technického průkazu nebo osvědčení o registraci vozidla, pokud k vozidlu nebyl technický průkaz vydán. Jde o údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Je-li v technickém průkazu vozidla v kolonce Spotřeba paliva uvedena např. norma 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 692/2008, EU 566/2011, EU 459/2012, EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2015/45, EU 2016/427, EU 2016/646, EU 2017/1151, EU 2017/1347, EU 2018/1832 je tam uvedený třetí údaj o spotřebě tzv. kombinovaná (smíšená) spotřeba, která se pro výpočet NPHM použije. Uvedené normy mohou být v…