801
Vyúčtování pracovní cesty
Ing. Karel Janoušek
NahoruZáloha na pracovní cestu
Na tuzemskou pracovní cestu i na zahraniční pracovní cestu je zaměstnavatel podle § 183 odst. 1 ZP povinen zaměstnanci poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se s ním nedohodne, že záloha poskytnuta nebude. Záloha na cestovní náhrady může být zaměstnanci poskytnuta prakticky jakýmkoliv způsobem, tj. v hotovosti, poskytnutím platební karty zaměstnavatele, cestovním šekem, převodem na účet zaměstnance u banky apod.
Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně v měně, ve které se vypočítává zahraniční stravné, příp. v jiné měně. Záloha se totiž neposkytuje pouze na zahraniční stravné či kapesné, ale na všechny druhy cestovních náhrad, tj. také na jízdní výdaje, výdaje za ubytování i nutné vedlejší výdaje. A na tyto výdaje, stejně jako na zakoupení jídla apod., bude zaměstnanec v příslušném státě potřebovat finanční prostředky v měně příslušného státu, nikoliv v měně, ve které se vypočítává zahraniční stravné. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná.
Poskytnutí zálohy zaměstnanci v hotovosti v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenu a správně vedenu.
Poskytnutí tzv. firemní platební karty (platební karty k účtu zaměstnavatele) zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě pravidelný přehled o konkrétních výdajích zaměstnance, včetně dokladu potřebného k účtování o těchto výdajích. Při předání platební karty zaměstnanci je vhodné, aby zaměstnanec podepsal dohodu o hmotné odpovědnosti, ve které bude mj. také uvedeno, k jakým účelům může anebo nemůže být platební karta použita.
Nic také nebrání ani tomu, aby zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) byla záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank. Samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. V tomto případě je také vhodné dohodnout se zaměstnancem, že vypořádání jeho nároku na cestovní náhrady bude také prováděno převodem z účtu, nejlépe např. současně se mzdou. Tento postup je možný pouze na základě žádosti zaměstnance nebo dohody s ním, zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici, ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého soukromého účtu.
NahoruPracovní cesty bez poskytnutí zálohy
Poměrně časté jsou případy, kdy zaměstnavatel zaměstnanci zálohu na pracovní cestu neposkytne. Takovýto postup je po dohodě se zaměstnancem možný. Zákoník práce pro formu této dohody nestanoví žádná pravidla ani postupy. Také v tomto případě platí, že pokud zaměstnanec odjede na pracovní cestu bez zálohy, má se zato, že s neposkytnutím zálohy souhlasil, jinak by totiž na pracovní cestu neodjel. Případné neposkytování záloh ale nelze stanovit ve vnitřním předpisu ani sjednat v kolektivní smlouvě. Ve vnitřním předpisu však může být uvedeno, jak se takováto dohoda sjednává, zda musí být písemná anebo jen ústní apod.
Jestliže tedy zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha, nemůže při vyúčtování cestovních náhrad nastat jiná situace než, že zaměstnanec má určitý doplatek. Jak se postupuje při poskytování doplatku zaměstnanci, je uvedeno dále.
NahoruVyúčtování pracovní cesty (záloha při tuzemské i zahraniční pracovní cestě, lhůty pro vyúčtování, přeplatek, doplatek a jejich zaokrouhlování)
Podle § 183 odst. 3 ZP je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem na jiné lhůtě, předložit zaměstnavateli všechny doklady nezbytné k provedení vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec uvést zejména:
-
časový průběh pracovní cesty a u zahraniční pracovní cesty také dobu překročení státních hranic příslušných států,
-
zda a který den mu bylo poskytnuto bezplatně jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře,
-
přiložit doklady o jízdních výdajích, výdajích za ubytování a nutných vedlejších výdajích a
-
datum a podpis potvrzující správnost jím uvedených údajů.
Zákoník práce nestanoví žádný způsob provedení vyúčtování cestovních náhrad. Nejvhodnějším způsobem je vyplnění tiskopisu (např. Cestovní příkaz), který obsahuje místo pro uvedení příslušných údajů a všech druhů náhrad. Sdělit zaměstnavateli nezbytné údaje ke správnému stanovení výše cestovních náhrad však může zaměstnanec jakýmkoliv jiným způsobem. Je vnitřní záležitostí zaměstnavatele, jaký způsob pro to případně stanoví. Vlastní výpočet výše cestovních náhrad zaměstnanec provádět nemusí, a i když ho provede, musí odpovědný pracovník zaměstnavatele zaměstnancem provedený výpočet zkontrolovat.
Každou pracovní cestu by měl zaměstnanec vyúčtovat samostatně. To však nevylučuje…
