Údaje požadované po zaměstnanci a jeho osobní spis

2.2.32

Údaje požadované po zaměstnanci a jeho osobní spis

Mgr. Jan Vácha

Dotaz

Právní předpisy

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění

• § 30 odst. 2 ZP

• § 316 odst. 4 ZP

Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, v platném znění

• § 12 odst. 2 ZZ

Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění

Odpověď

Na základě ustanovení § 30 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZP") je obecně možné říci, že zaměstnavatel zásadně smí od osob ucházejících se o zaměstnání, a to včetně jednání před vznikem pracovního poměru, požadovat pouze údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Je v zájmu ochrany osobních práv osoby ucházející se o zaměstnání, aby zaměstnavatel po ní nemohl požadovat jakékoli jiné údaje. Obdobně i za trvání pracovního poměru zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnance informace, které nesouvisejí s výkonem práce a s pracovněprávním vztahem. V § 30 odst. 2 ZP je uveden pouze obecný zákaz požadování údajů, které bezprostředně nesouvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Naproti tomu § 316 odst. 4 ZP obsahuje demonstrativní výčet informací, které dle zákonodárce bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s pracovním poměrem, a proto je zaměstnavatel nesmí na zaměstnanci vyžadovat. Za logický je třeba považovat závěr, že pokud nesmí zaměstnavatel požadovat po zaměstnanci některé informace za trvání pracovního poměru (a to z důvodu, že nesouvisejí bezprostředně s výkonem práce a s pracovním poměrem), tím méně by byl takové informace oprávněn požadovat před vznikem pracovního poměru po osobě ucházející se o zaměstnání. Z toho lze dovodit, že demonstrativní zákaz informací, které nelze po zaměstnanci požadovat, uvedený v § 316 odst. 4 ZP, platí nepochybně i pro účely § 30 odst. 2 ZP a je vodítkem pro to, které informace nelze zejména požadovat před vznikem pracovního poměru.

Další zákaz informací, které zaměstnavatel nesmí po zaměstnanci při výběru zaměstnanců požadovat, je obsažen v § 12 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů. Za nejdůležitější související ustanovení pro výklad § 30 odst. 2 ZP lze považovat nepochybně již zmíněný § 316 odst. 4 ZP. Výčet zakázaných informací je demonstrativní (uvozen slovem zejména), nicméně jednoznačně stanoví, že tyto informace nesmí zaměstnavatel získat ani prostřednictvím třetích osob. Informace, které zaměstnavatel nesmí požadovat, jsou demonstrativního výčtu a jsou v rámci něho rozděleny do dvou kategorií. V rámci první z nich je taxativní výčet informací, které jsou zakázány absolutně a které zaměstnavatel nesmí od osoby ucházející se o zaměstnání požadovat v žádném případě. V žádném případě a za žádných okolností nesmí zaměstnavatel po uchazeči o zaměstnání požadovat informaci o jeho sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích a informace o příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti. Informace uvedené výslovně v § 316 odst. 4 písm. c), d), e), f) a g) ZP jsou pro zaměstnavatele absolutně zapovězené a nesmí je po zaměstnanci požadovat v žádném případě, a to ani v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru.

Kromě absolutně zakázaných informací obsahuje § 316 odst. 4 písm. a), b) a h) ZP i demonstrativní výčet informací, které sice zásadně nelze požadovat, ale tento zákaz může být prolomen. Jedná se o informaci o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech a trestněprávní bezúhonnosti. Tyto informace může zaměstnavatel po zaměstnanci požadovat, jestliže je pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený, nebo v případě, kdy to stanoví právní předpis. Požadavek na informaci o těhotenství ženy v souvislosti se sjednáváním pracovního poměru by bylo možno odůvodnit zcela výjimečně.

V souvislosti s Vámi poptávanou problematikou lze tedy na základě výše uvedeného shrnout, že v průběhu pracovního pohovoru můžete po zaměstnanci požadovat pouze takové informace, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Zaměstnavatel tudíž nemůže od uchazečů na obsazení pracovního místa požadovat stejný rozsah informací jako v okamžiku, kdy se pracovní poměr s konkrétním zaměstnancem uzavírá (fáze vlastního přijetí do zaměstnání). Mezi takové údaje, které lze vyžadovat až při přijímání zaměstnance do zaměstnání, patří např. veškeré údaje o rodinném stavu nebo dětech zaměstnance, které mohou uchazeče při výběrovém řízení diskriminovat.

Značná část osobních údajů je obsažena v tzv. osobním spisu zaměstnance, který je veden podle ustanovení § 312 ZP. Tento osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu. Z pohledu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen "ZOOÚ") je tak zcela v souladu s jeho ustanovením § 5 odst. 1 písm. d) zákona č. 101/2000 Sb. respektována povinnost shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu. Tímto účelem je plnění zákonných povinností zaměstnavatele stanovených buď přímo zákoníkem práce, nebo jinými právními předpisy.

Zákoník práce nestanoví, odkdy může zaměstnavatel údaje o zaměstnanci shromažďovat. Protože osobní spis se týká zaměstnance, počátkem oprávnění zaměstnavatele vést osobní spis (a shromažďovat informace o zaměstnanci) bude vznik pracovního poměru; tímto okamžikem se fyzická osoba stává zaměstnancem. Nic ale nebude bránit zaměstnavateli, aby součástí osobního spisu učinil také podklady, které v souladu s § 30 odst. 2 zákona č. 101/2000 Sb. získal před vznikem pracovního poměru. I takové písemnosti však musí splňovat podmínky shora…