Zaměstnavatel je povinen vést potřebné záznamy o skutečnostech rozhodných pro nárok na dávky důchodového pojištění.
K hlavním povinnostem zaměstnavatelů při provádění důchodového pojištění jejich zaměstnanců patří podle § 35a ZOPSZ především povinnost vést potřebné záznamy o skutečnostech rozhodných pro nárok na dávky důchodového pojištění, jejich výši a výplatu, předkládat je orgánům sociálního zabezpečení a písemně hlásit změny v těchto rozhodných skutečnostech (do osmi dnů, není-li určeno jinak).
Základem pro včasné a správné plnění těchto a dalších úkolů zaměstnavatelů je kvalitně vedená podkladová evidence obsahující údaje potřebné pro účely důchodového pojištění. Rozsah těchto údajů upravuje § 37 ZOPSZ.
Rozsah evidence
Evidence, kterou zaměstnavatel vede o občanech pro účely důchodového pojištění, musí podle § 37 odst. 1 ZOPSZ obsahovat následující údaje:
- příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, pohlaví, místo trvalého pobytu, státní občanství, a byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění,
- rodné číslo,
- vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění,
- vyměřovací základ pro stanovení pojistného na důchodové pojištění za příslušná rozhodná období (ust. § 5 ZPSZ),
- dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény, dobu po kterou trvala potřeba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo jiného člena domácnosti, nejde-li o osoby, které podle zákona o nemocenském pojištění nemají nárok na ošetřovné, a skutečnost, zda pojištěnec v žádosti o ošetřovné uvedl, že je osamělý, a dobu před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu, do dne který bezprostředně předchází dni porodu,
- dobu pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci,
- záznam, zda občan pobírá starobní důchod přiznaný podle § 31 ZDPo, kdo jej vyplácí, datum vzniku nároku na tento důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o jeho přiznání, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti,
- jde-li o obchodní společnost za období před 1. 1. 2014, seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést; to platí obdobně pro družstvo (podle ust. § 37 odst. 7 ZOPSZ zaniká-li obchodní společnost/družstvo bez právního nástupce, je povinna/o předat tyto údaje příslušné OSSZ, a to nejpozději do dne výmazu společnosti z obchodního rejstříku),
- dobu vojenské činné služby, nejde-li o vojáky z povolání.
Zaměstnavatel podle § 37 odst. 2 ZOPSZ dále vede evidenci:
- o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech,
- o zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácel před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech,
- o dobách uvedených v § 16 odst. 4 písm. a), d) a e) ZDPo (tzv. omluvné důvody, výkon vojenské služby v ozbrojených silách České republiky, péče o dítě do 4 let věku, péče o osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby) pokud tyto doby trvaly celý kalendářní měsíc, popřípadě jen po část kalendářního měsíce, pokud pracovní poměr nebo jiný…
